Digitaliseringen av arbetslivet har gett oss fler verktyg än någonsin. Projekt hanteras i ett system, arbetstid registreras i ett annat och ekonomi, dokumentation, kundkontakter och schemaläggning kan ha sina egna plattformar.
Problemet är att många arbetsplatser har digitaliserat varje arbetsuppgift separat. Resultatet kan bli en arbetsdag där människor fortfarande fungerar som budbärare mellan systemen. Information kopieras från ett formulär till ett annat, samma kunduppgifter skrivs in flera gånger och avslutade arbetsordrar behöver manuellt föras vidare till faktureringen.
Nästa steg i digitaliseringen handlar därför inte nödvändigtvis om att skaffa ännu fler system. Det handlar om att få de befintliga systemen att arbeta tillsammans.
Hur mycket arbetstid går egentligen åt till administration?
Administration är nödvändig i nästan alla verksamheter. Arbetstid behöver registreras, kunder ska faktureras och utfört arbete måste dokumenteras. Problemet uppstår när administrationen består av repetitiva moment som inte skapar någon ny information.
Anta att en tekniker avslutar ett uppdrag ute hos en kund. Teknikern registrerar arbetstid och material i ett arbetsordersystem. Senare behöver någon på kontoret föra över delar av informationen till ekonomisystemet. Projektledaren uppdaterar samtidigt projektstatus i ytterligare ett verktyg.
Tre personer kan då arbeta med samma information trots att uppgifterna egentligen redan finns digitalt.
Dubbelregistrering är ett tecken på system som inte pratar med varandra
En enkel fråga kan avslöja mycket om ett företags digitala arbetssätt: hur många gånger registreras samma information?
Om en kunds namn, projektnummer eller arbetade timmar behöver skrivas in manuellt i flera system finns sannolikt möjlighet till effektivisering.
Dubbelregistrering tar inte bara tid. Varje manuell överföring innebär också en möjlighet till fel. Ett projektnummer kan skrivas fel, en decimal missas eller en gammal adress följa med till nästa system.
När information i stället överförs automatiskt kan samma grunduppgift användas genom hela arbetsflödet.
API:er fungerar som broar mellan digitala system
Ett viktigt begrepp i den här utvecklingen är API, en förkortning av Application Programming Interface.
Ett API gör det möjligt för olika program att utbyta information enligt bestämda regler. Det innebär att ett system kan begära information från ett annat eller skicka information när något händer.
Ett företag kan exempelvis ha ett system för arbetsordrar och ett annat för ekonomi. När ett arbete markeras som färdigt kan relevant information överföras till ekonomisystemet genom en integration. Underlaget för fakturering behöver då inte byggas upp manuellt en gång till.
För användaren behöver tekniken bakom detta knappt märkas. Det viktiga är att informationen hamnar där den ska.
Tidrapportering kan bli en del av arbetsflödet
Tidrapportering är ett tydligt exempel på en arbetsuppgift som ofta ligger vid sidan av själva arbetet. Medarbetaren genomför sina uppgifter under dagen och förväntas sedan komma ihåg hur timmarna ska fördelas mellan projekt.
Ett bättre integrerat system kan koppla arbetstiden närmare arbetsuppgiften.
När en tekniker öppnar en arbetsorder kan tiden exempelvis registreras mot rätt projekt. När uppdraget avslutas finns informationen redan tillgänglig för projektuppföljning och löne- eller fakturaunderlag.
Det minskar behovet av att rekonstruera arbetsdagen i efterhand.
Automatisering behöver inte innebära artificiell intelligens
AI får mycket uppmärksamhet, men många av de mest användbara effektiviseringarna på en arbetsplats kräver ingen artificiell intelligens alls.
En enkel regel kan vara tillräcklig.
När en order får statusen färdig kan kunden automatiskt få ett meddelande. När ett avtal närmar sig sitt slut kan ansvarig person få en uppgift. När lagersaldot passerar en viss nivå kan inköpsavdelningen informeras.
Det är vanlig automatisering, men den kan eliminera hundratals små manuella moment under ett år.
Små tidsvinster blir stora i en organisation
Fem minuter låter obetydligt. Men fem minuter som sparas varje arbetsdag för 50 medarbetare motsvarar mer än fyra arbetstimmar om dagen.
Det är därför effektivisering inte alltid behöver handla om dramatiska förändringar. Många små arbetsmoment multipliceras med antalet personer och arbetsdagar.
Att automatisera ett återkommande moment som tar två minuter kan därför vara mer värdefullt än att optimera en komplicerad process som bara genomförs några gånger per år.
Kalendern kan kopplas till resten av verksamheten
Kalendern är ett av arbetslivets vanligaste digitala verktyg, men den används ofta som en isolerad ö.
Med integrationer kan bokningar kopplas till andra system. Ett kundmöte kan exempelvis knytas till kundkortet i CRM-systemet. Ett servicebesök kan skapa en kalenderbokning för teknikern och samtidigt uppdatera arbetsordern.
Om tiden ändras kan informationen i vissa lösningar synkroniseras utan att flera personer behöver uppdatera samma bokning manuellt.
Det minskar framför allt risken för att olika versioner av samma planering börjar cirkulera.
CRM-system kan samla kundrelationen
Ett CRM-system används för att hantera information om kunder och affärsrelationer. Rätt använt kan det skapa en gemensam bild av kundens historik.
Problemet uppstår när informationen fortfarande finns utspridd över privata anteckningar, inkorgar och kalkylblad.
Genom integration med exempelvis e-post, offerter och affärssystem kan relevant information samlas utan att varje kontakt behöver dokumenteras från början på flera platser.
Det kan dessutom minska verksamhetens beroende av enskilda personer. Kundhistoriken tillhör organisationen i stället för att bara finnas i huvudet eller inkorgen hos den medarbetare som brukar hantera kunden. Om du ska fakturera utan företag kan ett CRM också hjälpa dig, gärna om du kör det via en tjänst som t.ex. Shoutly.
Arbetsordersystem kan knyta ihop kontoret och fältet
För företag med personal ute på olika arbetsplatser är informationsöverföringen mellan kontor och fält särskilt viktig.
En montör behöver veta adress, kontaktperson och vad som ska utföras. Kontoret behöver i sin tur få information om vad som faktiskt gjordes, hur lång tid det tog och vilket material som användes.
Ett digitalt arbetsordersystem kan samla dessa delar. Bilder, anteckningar och materialåtgång kan registreras direkt på plats och bli tillgängliga för resten av organisationen.
Det minskar behovet av papperslappar, telefonsamtal och information som ska matas in i efterhand.
Ekonomisystemet behöver inte vara slutstationen
Ekonomisystem innehåller värdefull information om verksamheten. Intäkter, kostnader, fakturor och projektdata kan användas för betydligt mer än bokföring.
Genom integrationer kan ekonomiska uppgifter föras vidare till rapporterings- och analysverktyg. Projektledare kan då följa hur projekt utvecklas utan att ekonomiavdelningen behöver skapa nya rapporter manuellt varje gång någon ställer en fråga.
På samma sätt kan information flöda åt andra hållet. Ett färdigställt uppdrag kan skapa fakturaunderlag utan att alla uppgifter behöver skrivas in igen.
Dokument kan skapas automatiskt från befintlig information
Företag producerar stora mängder dokument där mycket av innehållet redan finns någon annanstans.
Kundnamn, organisationsnummer, projektadress och kontaktperson kanske finns i CRM-systemet. Produkter och priser finns i affärssystemet. Ändå skrivs samma information ibland manuellt in i offerter och andra dokument.
Med mallar och integrationer kan dokument i stället fyllas med befintliga uppgifter.
Det sparar tid och minskar risken att ett gammalt kundnamn eller fel projektnummer råkar följa med när någon kopierar föregående dokument som utgångspunkt.
AI kan ta automatiseringen ett steg längre
När systemen väl är sammankopplade kan AI användas för arbetsuppgifter som är svårare att beskriva med enkla regler.
Ett AI-system kan exempelvis sammanfatta långa dokument, kategorisera inkommande ärenden eller hjälpa till att hitta relevant information i stora interna kunskapsbaser.
Efter ett digitalt möte kan ett system skapa ett utkast till mötesanteckningar och identifiera möjliga uppgifter. En människa kan sedan kontrollera resultatet innan informationen sparas eller skickas vidare.
Skillnaden mot traditionell automatisering är att AI kan arbeta med mer ostrukturerad information, exempelvis vanlig text.
AI behöver inte fatta det slutliga beslutet
Effektivisering behöver inte innebära att människor lämnar över hela arbetsprocessen till ett automatiserat system.
I många situationer är det bättre att låta tekniken förbereda arbetet.
AI kan sammanställa underlaget medan människan gör bedömningen. Systemet kan skapa ett utkast medan medarbetaren godkänner innehållet. Automatiseringen kan upptäcka en avvikelse medan ansvarig person avgör vad som ska göras.
På så sätt används tekniken för att minska rutinmoment utan att mänsklig kontroll försvinner där den behövs.
Integrationer skapar också risker
Att systemen kan kommunicera betyder inte att all information bör skickas överallt.
Behörigheter, informationssäkerhet och personuppgifter behöver finnas med när integrationer byggs. Ett system bör bara få tillgång till den information som krävs för den aktuella funktionen.
Det behövs också rutiner för vad som händer när något går fel. Om en integration slutar fungera behöver organisationen kunna upptäcka problemet och veta hur arbetet ska fortsätta.
En automatiserad process som ingen längre förstår kan annars bli en ny typ av sårbarhet.
Dåliga processer blir inte bra bara för att de automatiseras
En vanlig fallgrop är att försöka digitalisera en process utan att först fråga varför den ser ut som den gör.
Om ett formulär innehåller 25 fält som ingen använder hjälper det begränsat att automatisera överföringen av alla 25. Kanske borde hälften tas bort.
Innan en integration byggs är det därför klokt att kartlägga arbetsflödet. Vilken information behövs? Vem använder den? Var uppstår väntetider? Vilka uppgifter registreras flera gånger?
Ibland är den bästa digitaliseringen att helt enkelt sluta göra ett arbetsmoment som inte längre fyller någon funktion.
Effektivitet handlar inte om att fylla varje minut
När teknik används för att spara arbetstid finns en risk att varje frigjord minut omedelbart fylls med ytterligare arbetsuppgifter.
Det är en ganska snäv definition av effektivitet.
Vinsten kan lika gärna vara att medarbetare får mer tid för kunder, problemlösning, kvalitetssäkring och planering. Färre repetitiva moment kan dessutom minska frustration och göra det lättare att koncentrera sig på arbetsuppgifter som faktiskt kräver kompetens.
Automatiseringens värde behöver därför bedömas både i sparade minuter och i vad organisationen kan göra med tiden som frigörs.
Börja där människor kopierar och klistrar in
Företag som vill förbättra sina digitala arbetsflöden behöver inte börja med ett enormt IT-projekt.
Ett bra första steg är att leta efter de manuella övergångarna. Var kopieras information mellan system? Var behöver någon kontrollera samma uppgift flera gånger? Vilka rapporter byggs manuellt varje vecka? Vilka meddelanden skickas enligt exakt samma mönster?
Där finns ofta de enklaste möjligheterna till förbättring.
Framtidens jobbsystem är mindre synliga
Den kanske viktigaste utvecklingen inom digitala arbetsverktyg är paradoxalt nog att användaren kan behöva arbeta mindre med själva systemen.
I stället för att öppna fem program och flytta information mellan dem kan systemen utbyta uppgifterna i bakgrunden. Medarbetaren registrerar informationen där den naturligt uppstår och resten av organisationen får tillgång till den där den behövs.
API:er, integrationer, automatisering och AI är olika tekniker, men de kan användas mot samma mål: att minska avståndet mellan att ett arbete utförs och att informationen runt arbetet hamnar rätt.
Den verkliga effektiviseringen kommer därför inte nödvändigtvis när arbetsplatsen skaffar ännu ett digitalt verktyg. Den kommer när de verktyg som redan finns slutar kräva människor som manuella mellanhänder och i stället börjar fungera som delar av samma arbetsflöde.
Författare
info@rawdesigns.se